La Ley establece que un requisito fundamental del Sistema Interno de Información es tener un procedimiento claro para gestionar las denuncias. Este proceso puede ser gestionado por la propia entidad o por un tercero externo, que actúa como encargado del tratamiento de datos.
En el sector privado, el procedimiento debe estar preestablecido y seguir los requisitos legales. Una vez que se recibe una comunicación en el canal de denuncias, el responsable debe acusar recibo en un plazo de siete días. El tiempo máximo para investigar y dar una respuesta no puede superar los tres meses.
Durante la investigación, la persona afectada tiene derecho a ser informada de las acusaciones, a la presunción de inocencia y a ser escuchada. Una vez concluida la investigación, el responsable del tratamiento elaborará un informe con sus conclusiones, que puede resultar en el archivo de las actuaciones, la apertura de un procedimiento disciplinario, o la derivación a las autoridades competentes si se trata de una infracción administrativa, penal o que afecte a intereses financieros de la UE.
Procedimiento del Canal Externo (Autoridad Independiente)
El procedimiento para el canal externo, gestionado por una Autoridad Independiente, también está regulado por la Ley.
- Recepción y registro: La información puede enviarse de forma anónima o con identificación, por escrito, correo electrónico o de forma presencial. Se registra la comunicación y se le asigna un código. Se acusa recibo en cinco días, salvo que el informante renuncie a ello o su identidad pueda verse comprometida.
- Admisión a trámite: La Autoridad examina si la denuncia entra dentro del ámbito de aplicación de la Ley y decide sobre su admisión en un plazo de diez días. La inadmisión se comunica al informante en cinco días hábiles si la información carece de verosimilitud o fundamento.
- Instrucción: Si se admite la denuncia, la Autoridad abre un periodo de instrucción para verificar los hechos. Durante esta fase, se notifica a la persona afectada sobre el procedimiento, ocultando siempre la identidad del informante, y se le da la oportunidad de defenderse y ejercer su derecho a la presunción de inocencia. Los funcionarios de la Autoridad tienen el carácter de agentes de la Autoridad y las entidades deben colaborar con ellos.
- Resolución: Al finalizar la instrucción, se emite un informe. La resolución puede ser el archivo del expediente, su traslado al Ministerio Fiscal o la apertura de un procedimiento sancionador. Las decisiones de la Autoridad Independiente no son recurribles, excepto si se trata de la resolución de un expediente sancionador. El procedimiento debe resolverse en un plazo máximo de tres meses.
Tratamiento de datos personales en el canal de denuncias
La legitimidad del tratamiento de datos personales en el canal de denuncias se basa en las normativas generales de protección de datos (RGPD, Ley Orgánica 3/2018). El informante debe ser informado de sus derechos.
Para garantizar la confidencialidad, el investigado no tiene derecho de acceso a los datos del procedimiento ni a la identidad del informante. La identidad del informante solo puede ser comunicada al Ministerio Fiscal, a un Juez o a la Autoridad competente si es en el marco de una investigación penal o sancionadora. El acceso a la información del sistema está limitado a personas específicas como el responsable del sistema, recursos humanos, servicios jurídicos y el delegado de protección de datos.
Los datos se conservan solo el tiempo necesario para la investigación. Si la información no es veraz, se debe suprimir de inmediato, salvo que constituya un ilícito penal. Si no se inicia una investigación en tres meses, los datos deben ser suprimidos o anonimizados.
Medidas de protección del informante frente a represalias
La Ley prohíbe y declara nula cualquier represalia contra el informante durante los dos años siguientes a la finalización de la investigación. Se entiende por represalia cualquier trato desfavorable directo o indirecto que afecte al informante en su contexto laboral o profesional, como despidos, suspensiones de contrato, daños a la reputación, acoso o denegación de ascensos.
La Ley establece medidas de apoyo y protección para el informante, como asesoramiento, asistencia jurídica y la exención de responsabilidad por las comunicaciones realizadas de buena fe, incluso si se trata de una revelación pública.
Una de las medidas de protección más importantes es la inversión de la carga de la prueba: si el informante prueba que su comunicación se hizo cumpliendo la Ley, se presumirá que cualquier perjuicio sufrido es una represalia. En este caso, la persona que adoptó la medida deberá demostrar que se basó en motivos justificados no relacionados con la denuncia.
La Ley también protege a las personas afectadas por la denuncia, garantizando su presunción de inocencia, derecho a la defensa y confidencialidad. Además, se contempla una eximente o atenuante de responsabilidad para quien, habiendo participado en una infracción, informe de ella antes de la investigación.
Críticas a la Ley y régimen sancionador
La Ley establece un régimen sancionador para las personas físicas y jurídicas que incumplan sus obligaciones. Las infracciones se clasifican como muy graves, graves y leves, con multas que varían desde los 1.001 hasta 1.000.000 de euros.
Como crítica, el texto original señala que la opción de un canal interno puede ser un obstáculo para la transparencia, ya que la empresa podría preferir ocultar los hechos para evitar perjuicios reputacionales. Además, se cuestiona la independencia de la Autoridad Independiente al ser nombrada por el Consejo de Ministros. Por último, se critica que la sanción por no colaborar o remitir información incompleta sea tan baja, lo que podría no ser suficiente para fomentar la colaboración.
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